Groupe d'étude international sur le lac Ontario et
le fleuve Saint-Laurent
Plan de communications, dernière année
Ébauche - 20 octobre 2004

RÉSUMÉ

L'occasion de réviser et d'améliorer un plan de régularisation se présente rarement. La Commission mixte internationale (la CMI) l'a donnée au Groupe d'étude international sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent (le Groupe d'étude) en lui demandant de revoir la régularisation de l'écoulement de l'eau du lac Ontario dans le fleuve Saint-Laurent. Le Groupe d'étude et le Groupe consultatif sur l'intérêt public (le GCIP) ont la ferme intention de présenter à la Commission des recommandations assorties d'options, qui s'appuient sur la pleine participation du public touché. Une équipe formée de spécialistes canadiens et américains a été chargée d'examiner les conséquences de l'Ordonnance d'approbation actuelle.

Le présent plan de communications servira de guide pour assurer la participation du public au cours de la dernière année de l'Étude d'une durée de cinq ans. Au cours des quatre premières années, le GCIP a travaillé à sensibiliser le public à l'Étude et à l'informer de ce que la régularisation des eaux peut et ne peut pas apporter. Au cours de la quatrième année, il y a eu des consultations publiques afin d'obtenir des commentaires sur l'ébauche des indicateurs de rendement et des critères. Pendant la dernière année de l'Étude, le public sera appelé à se prononcer sur les recommandations et les options de l'Étude pour les plans et les critères de régularisation. Compte tenu de la complexité du réseau hydrographique du lac Ontario et du fleuve Saint-Laurent, des compromis seront probablement nécessaires, et il faut que le public fasse savoir aux responsables de l'Étude ceux qu'il est disposé à accepter.

Le tableau ci-dessous illustre le calendrier des travaux du Groupe d’étude et du GCIP.
Les explications sont données dans le texte.

Introduction

Le Groupe consultatif sur l'intérêt public (le GCIP) assure les communications avec le public. Le présent plan de communications porte sur la cinquième année de l'Étude internationale sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent. Pour les besoins du plan, l'Équipe des communications comprend les membres du GCIP et du Groupe d'étude international sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent (le Groupe d'étude). Le volet sensibilisation bénéficie d'un personnel de soutien.

Buts

Au cours de la dernière année de l'Étude, l'Équipe des communications poursuivra les buts suivants :

• veiller à ce que les observations de tous les intervenants soient prises en compte dans l'élaboration de recommandations et d'options visant de nouveaux plans de régularisation de l'écoulement des eaux du lac Ontario dans le Saint-Laurent;
• faire de son mieux, attendu que le GCIP est composé de bénévoles, pour que les recommandations et les options du Groupe d'étude et les analyses qui servent à les étayer soient bien comprises du public et obtiennent sa confiance;
• sensibiliser les gens au fait que, pour formuler une recommandation acceptable à tous, il faudra peut-être faire des compromis;
• établir une base de communication que le Conseil international de contrôle pourrait adapter au moment de prendre des décisions d'exploitation.

Objectifs

Ce plan de communications vise les objectifs suivants :

• continuer de faire connaître les causes des problèmes liés aux niveaux d'eau et de faire comprendre qu'il y a des conséquences possibles à la plupart des solutions proposées;
• faire en sorte que la démarche de l'Étude soit transparente et intégratrice;
• donner aux gens des occasions de participer;
• expliquer le processus décisionnel de l’Étude;
• inciter le public à définir et à prendre en considération ses priorités et préférences;
• connaître l’expertise et l’information à l’échelle locale et en tirer parti;
• diffuser largement les résultats de l’Étude à mesure qu’ils sont obtenus;
• encourager le public à diffuser ces résultats;
• constituer une base de données toujours croissante de façon à toucher un nombre aussi grand que possible d’auditoires cibles dans l’ensemble du bassin du lac Ontario et du Saint-Laurent.

Messages clés

• L’Étude fait suite aux préoccupations du public.
• L’occasion de réviser et de peut-être améliorer un plan de régularisation se présente rarement. L’équipe chargée de l’Étude prend cette tâche très au sérieux et elle est résolue à faire au mieux de ses capacités en mettant à profit la technologie la plus récente.
• La consultation du public est un préalable essentiel à l'évaluation et à l'élaboration équitables des critères régissant le plan de régularisation.
• L’Étude permettra d’examiner les besoins et les préférences de l’ensemble des usagers et des groupes touchés par les fluctuations des niveaux et des débits dans le réseau lac Ontario–fleuve Saint-Laurent.
• Le réseau est très complexe.
• Les décisions de changer ou d’améliorer les critères actuels de l’Ordonnance d’approbation s’appuieront sur les meilleures données scientifiques.

Considérations stratégiques

• L’Équipe des communications appliquera une stratégie proactive, à faible déploiement et à dimension régionale.
• On coordonnera les activités de promotion avec la CMI, le Conseil international de contrôle du fleuve Saint-Laurent et les élus.
• On s’emploiera en priorité à exploiter les voies de communication existantes dans tout le réseau.
• Il importe de distinguer clairement l’Étude des autres travaux en cours, dont l’étude américaine sur la navigation dans les Grands Lacs et les activités de la CMI et du Conseil international de contrôle du fleuve Saint-Laurent. Il faut aussi faire comprendre ce qu’un plan de régularisation peut et ne peut pas apporter.
• La stratégie de communications vise également les personnes qui habitent à l’extérieur de la région à l’étude, mais qui fréquentent celle-ci en saison.
• Les intérêts du grand public doivent être pris en considération, de même que ceux des gens directement touchés.

Contexte

En décembre 2000, la Commission mixte internationale (la CMI) a créé le Groupe d'étude international sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent et l'a chargé d'évaluer l'Ordonnance d'approbation qu'elle avait délivrée pour la régularisation de l'écoulement de l'eau du lac Ontario dans le Saint-Laurent. Elle a également constitué le Groupe consultatif sur l'intérêt public, composé de bénévoles du Canada et des États-Unis, pour assurer des communications efficaces entre le public et les membres de l'équipe chargée de l'Étude pendant toute la durée de l'Étude, soit cinq ans. Au terme des travaux, le Groupe d'étude proposera des recommandations et des options à la CMI en vue de modifications et d'ajouts possibles aux critères de régularisation actuels, ainsi qu'un plan de régularisation permettant de mettre en application les critères modifiés. Il s'appuiera pour ce faire sur les résultats de l'Étude et les consultations du public.

La région à l'étude est constituée des bassins du lac Ontario et du fleuve Saint-Laurent (jusqu'à Trois-Rivières, au Québec), des deux côtés de la frontière canado-américaine.

Le financement de l'Étude est assuré par le Canada et les États-Unis.

Historique

Depuis avril 1963, le Conseil international de contrôle du fleuve Saint-Laurent applique le Plan 1958-D pour répondre aux critères de régularisation de l'écoulement de l'eau du lac Ontario dans le fleuve qui ont été établis par la CMI.

Diverses études ont été menées, avec la participation du public :

• 1973 – Étude internationale des niveaux des Grands Lacs;
• 1980 – Mise à jour d’études visant à améliorer la régularisation du lac Ontario;
• 1993 – Étude internationale du renvoi sur les niveaux des Grands Lacs;
• 1997 – Mise à jour d’études du plan de régularisation.

L'Étude prend en considération les utilisations traditionnelles des eaux du réseau, notamment la consommation à des fins domestiques et sanitaires, la navigation et la production d'hydroélectricité, ainsi que les préoccupations nouvelles concernant l'environnement, en particulier les milieux humides, les phénomènes littoraux (inondations et érosion, par exemple), la navigation de plaisance et le tourisme.

Sensibilisation du public et intérêt

Le GCIP a déployé beaucoup d'efforts durant les deux premières années de l'Étude pour sensibiliser les divers groupes d'intérêt ainsi que pour faire connaître les préoccupations du public à l'équipe. Le public est de plus en plus conscient des contraintes liées à l'exploitation du réseau. Le programme de participation du public mis de l'avant au cours de la quatrième année visait à accroître la sensibilisation à l'égard de l'ensemble des besoins des groupes d'intérêts; des besoins différents et parfois même opposés. Au cours de la dernière année, alors qu'on intégrera les préoccupations de tous les intervenants dans les plans de rechange de régularisation, la participation du public deviendra d'autant plus nécessaire qu'il faudra examiner les résultats d'autres plans de régularisation, à l'aide du Modèle de la vision commune* et définir des zones de compromis possibles. Une participation proactive et soutenue permettra au Groupe d'étude de présenter à la CMI des recommandations assorties d'options pour les plans et les critères de régularisation que le public trouvera acceptables. Les résultats finaux incluront des méthodes visant à maintenir l'engagement du public auprès de la Commission lorsque l'Étude aura pris fin.

Les divers intervenants manifestent un intérêt de moyen à élevé. Ceux qui connaissent l'existence de l'Étude s'efforcent de se tenir au courant. Il se peut que les auditoires qui n'ont pas encore été atteints ne sachent pas que la CMI assure la régularisation des eaux du lac Ontario qui se déversent dans le Saint-Laurent. Certains intervenants ont exprimé des réserves face à l'Étude : ils doutent qu'il en résulte des recommandations équitables concernant les nouveaux critères de régularisation. Selon le public, il est nécessaire que l'information recueillie par l'Étude soit transmise aux agences responsables des rives. Si le public ne participe pas à l'Étude et au débat sur les résultats, il sera plus difficile d'atteindre le degré de représentativité et d'équité souhaité.

Le plan de communications vise les intervenants de la région à l'étude qui sont touchés par la gestion des eaux du lac et du fleuve.

* Le Modèle de la vision commune a été élaboré par des spécialistes, des groupes intéressés et des décideurs afin de simuler sur ordinateur les conséquences de nouveaux plans de régularisation.

Calendrier des communications

Première et deuxième années
• Faire connaître l’Étude au public afin de le sensibiliser.
• Recueillir les commentaires du public et communiquer l’information au Groupe d’étude pour examen.
  
  
Troisième année
• Faire connaître le Modèle de la vision commune et la démarche au public en espérant que celui-ci se rallie aux méthodes utilisées pour analyser et évaluer d'autres plans et orientations en matière de régularisation.
  
  
Quatrième année
• Consulter le public en ce qui a trait aux indicateurs et aux critères de rendement. Faire comprendre les besoins de tous les intervenants.
  
  
Cinquième année
• Faire participer pleinement le public en vue de recevoir son évaluation et de discuter des compromis possibles afin que des modifications puissent être apportées au Modèle de la vision commune et à l'ébauche des résultats découlant des options et les solutions de rechange.
  
  
• Soumettre les résultats à l'examen du public, recevoir les commentaires et les réponses officielles, et transmettre les conclusions à la CMI.

Auditoires cibles

Dans la Directive concernant la participation du public au Conseil d’étude, il est indiqué qu’aux fins de l’Étude, le terme public désigne quiconque s’intéresse à la révision des critères ou pourrait être touché par cette démarche, y compris les groupes et secteurs suivants :

• tous les échelons de gouvernement;
• peuples autochtones;
• navigation commerciale;
• environnement;
• propriétaires riverains;
• navigation de plaisance;
• grand public;
• énergie hydroélectrique;
• approvisionnement en eau potable et assainissement;
• amont et aval.

Ce plan de communications accorde une égale attention à chaque groupe et secteur. D’importants efforts ont été déployés dans les trois premières années de l’Étude pour atteindre chacun des auditoires cibles.

Matrice de communication

Tous les groupes d'utilisateurs des eaux et groupes d'intérêts peuvent participer à l'Étude et formuler des observations, par l'intermédiaire du GCIP. Ce dernier et le Groupe d'étude ont créé un réseau d'agents de liaison de tous les groupes de travail techniques (les GTT). Le Groupe de formulation et d'évaluation des plans reçoit les commentaires du Groupe d'étude, du GCIP et des GTT. Les coprésidents du GCIP, qui sont également membres du Groupe d'étude, sont en contact direct avec les agents de liaison de la CMI. Deux membres du Conseil international de contrôle du fleuve Saint-Laurent représentent le Conseil au sein du Groupe d'étude et agissent à titre d'agents de liaison entre les deux entités.

Il existe également un groupe spécial de sensibilisation formé des codirecteurs et des cogestionnaires de l'équipe chargée de l'Étude, des coprésidents du GCIP, des agents de liaison susmentionnés et de membres du personnel de soutien. Ce groupe spécial ne s'occupe que de la coordination; il n'apparaît pas dans la matrice ci-dessous. S'il formule des recommandations assorties d'options, celles-ci sont soumises à l'approbation du Groupe d'étude et du GCIP.

Activités de l’équipe de soutien à la sensibilisation, 5^e année

• Le bulletin Eaux courantes sera publié trois fois : janvier 2005 (échéance : 15 novembre), mai 2005 (échéance : 15 avril), novembre 2005 (échéance : 30 septembre). Le numéro d’avril renfermera le calendrier des réunions estivales et un coupon-réponse pour commander les rapports finals. Ceux qui désirent que leur nom figure sur la liste d’abonnement ou la liste de diffusion (courrier électronique) du Conseil international de contrôle du fleuve Saint-Laurent pourront remplir un coupon-réponse dans le numéro de novembre.
• Une campagne médiatique, payante et non payante, annoncera la publication des rapports finals (un message publicitaire radiophonique et un message d’intérêt public pour la télévision sont envisagés.)
• Les porte-parole officiels de l’équipe chargée de l’Étude et du GCIP recevront une formation sur leur rôle auprès des médias et du public avant les premières consultations publiques en juin 2005.
• Le personnel des communications trouvera et présentera des faits et conclusions concernant le réseau hydrographique et l’Étude et, s’il y a lieu, rédigera des articles pour les médias intéressés. Au nombre des possibilités à envisager : émissions de télévision, articles de magazine et textes dans les pages d’opinions signés par les responsables du GCIP et du Groupe d’étude.
• En supplément des réunions publiques et des listes électroniques, on envisagera de faire appel aux médias moins traditionnels – séances de clavardage, cyberconférences, simulations, vidéos en continu et sondages en ligne.
• Le Groupe consultatif sur l’intérêt public tiendra ses réunions publiques à 15 endroits différents (certaines réunions se dérouleront simultanément) :
  • à la mi-juin et en juillet 2005.
• L’exposé donné aux réunions expliquera le modèle de la vision commune. Il englobera les conclusions relatives aux choix et aux plans possibles soumis à la CMI pour étude et montrera comment les commentaires formulés par le public l’année précédente ainsi que pendant les ateliers et les mini-conférences ont été repris.
  • Une enquête sera menée de concert avec l’exposé, de façon que l’auditoire puisse répondre au questionnaire par la même occasion.
  • Les commentaires seront transmis à l’équipe chargée de l’Étude pour que les modifications nécessaires puissent être apportées.
  • Les porte-parole se mettront à la disposition des médias avant et après l’exposé, et des rencontres avec les médias auront lieu avant chaque prestation, au besoin.
  • Le responsable du groupe de travail technique compétent aidera le GCIP à répondre aux questions du public en temps voulu. Les questions et les réponses seront affichées sur le site Web de l’Étude.
  • On utilisera les outils de communications qui suivent pour faire connaître les réunions afin d’y attirer un maximum de participants.
• Les membres du Groupe consultatif sur l’intérêt public continueront de rencontrer les groupes intéressés dans tout le bassin, notamment en profitant des occasions et en acceptant les invitations des établissements d’enseignement. On organisera des mini-conférences dans les régions où il y a des groupes importants qui partagent les même intérêts, à l’intention des élus et des organismes de réglementation.
• On tiendra trois ateliers pour recueillir les commentaires sur les compromis préférés.
• Le Groupe consultatif sur l’intérêt public se réunira à quatre reprises.
• Le 26 mai 2005, la présentation des plans proposés sera faite en répétition générale à l’intention des membres du GCIP et le personnel des communications.

Activités du personnel de soutien

Le personnel de soutien s’acquittera des tâches qui suivent dans le but d’aider le Groupe consultatif sur l’intérêt public à atteindre ses objectifs eu égard à tous les publics.

• Prêter assistance au GCIP pour ses réunions publiques par les activité suivantes :
  • prise des dispositions nécessaires (réservations, installation, service de sténographie);
  • coordination de la participation de représentants du Groupe d’étude et des GTT;
  • production de communiqués de presse, de cyberannonces, de messages publicitaires et d’affiches;
  • aide à la coordination sur place (préparation des lieux, inscription des participants, distribution de documents, réponses aux médias, comptes rendus des réunions);
  • préparation de sommaires des réponses aux enquêtes qui doivent être transmises promptement au GCIP;
  • saisie des coordonnées des participants dans la base de données;
  • envoi aux participants de lettres de remerciement accompagnées des comptes rendus des réunions.
• Aider le Groupe consultatif sur l’intérêt public à rassembler les articles et à préparer le bulletin trimestriel à distribuer aux personnes et aux groupes dont les coordonnées figurent dans la base de données de l’Étude.

Outils de communication

On utilisera les outils de communication suivants pour atteindre les objectifs fixés :

• avis affichés sur les babillards communautaires;
• audioconférences/vidéoconférences;
• séances de clavardage entre le public et les responsables de l'Étude et du GCIP
• brochure/fiche d’information;
• grandes annonces (dans des journaux);
• recueil de questions courantes;
• glossaire;
• liens aux sites Web de partenaires;
• envois de documents aux personnes dont les coordonnées se trouvent dans la base de données;
• présentation multimédia;
• bulletin d’information;
• communiqués de presse;
• groupes de discussion;
• panneau d'affichage
• articles promotionnels (objets aimantés, stylos, t-shirts);
• réunions publiques/tables rondes;
• messages d’intérêt public;
• rapports;
• enquêtes;
• présentations sur table;
• site Web.

Bibliographie

Directive de la Commission mixte internationale au Groupe international d'étude sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent, 11 décembre 2000.

Commission mixte internationale, Révision des critères relatifs à la régularisation du lac Ontario et du fleuve Saint-Laurent - Directive concernant la participation du public au Conseil d'étude, 9 novembre 2000.

Plan de travail du personnel de communications du Groupe d'étude international sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent, 2002.

Mandat du Groupe consultatif sur l'intérêt public du Groupe d'étude international sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent.

Plan d'étude concernant la révision des critères faisant partie des ordonnances d'approbation pour la régularisation du niveau et du débit du lac Ontario et du fleuve Saint-Laurent, septembre 1999.

Plan de travail du Groupe consultatif sur l'intérêt public pour la deuxième année de l'Étude, mars 2002.